9 dicas fundamentais para organizar um evento de sucesso

Organizar um evento exige alto conhecimento técnico e capacidade de planejamento. Confira dicas importantes para começar essa jornada.

Evento de sucesso: o desafio de um organizador é transformar um evento em uma experiência inesquecível.
Evento de sucesso: o desafio de um organizador é transformar um evento em uma experiência inesquecível.

Você está preparado para realizar um evento de sucesso?

A pessoa responsável por um evento precisa ter habilidades que vão muito além dos talentos de um superorganizador de festas.

Para lidar com toda a pressão envolvida na organização, é preciso muito preparo e especialização.

E para garantir uma experiência incrível aos participantes, evitar contratempos e garantir o retorno desejado dos contratantes e patrocinadores é essencial: conhecimento técnico, estudo e muita dedicação.

Se você deseja atuar nessa área, selecionamos dicas fundamentais que podem ajudá-lo bastante. Mas lembre-se que é só o começo! Confira!

Organize um evento de sucesso: 9 dicas fundamentais

 

1. Conheça o seu público

Evento de sucesso: como convencer o público a comparecer no seu evento diante de tanta concorrência?
Evento de sucesso: como convencer o público a comparecer no seu evento diante de tanta concorrência?

 

A atenção das pessoas é a moeda mais valiosa do momento, né?

Fazer com que elas se programem e saiam de casa para prestigiar o seu evento não é uma tarefa muito fácil, principalmente diante de outras atividades e contratempos das grandes cidades, como trânsito, falta de tempo, etc.

Por isso, pesquisar e compreender as necessidades do seu público é o primeiro passo para idealizar um evento realmente relevante.

 




Faça este exercício e pergunte-se:

1. Para quem o meu evento é realmente necessário? Por quê?
2. Que problemas essas pessoas vivem, ou quais objetivos gostariam de alcançar?
3. Como o conteúdo do meu evento pode ajudá-las nesse sentido, de forma diferenciada e única?

 



 

As respostas podem ser encontradas não só conversando com as pessoas, mas também investindo na observação do comportamento delas nas redes sociais ou acompanhando tendências em portais e sites, por exemplo. #ficaadica

 

 2. Tenha objetivos claros

 

Evento de sucesso: é item fundamental que haja clareza quanto aos objetivos de um evento
Evento de sucesso: é item fundamental que haja clareza quanto aos objetivos de um evento.

 

Você sabe exatamente qual é o objetivo do seu evento?

A resposta pode parecer óbvia, mas a falta de direcionamento costuma ser um dos erros mais comuns no planejamento de um evento.

Definir objetivos significa traçar:

  • quais os resultados qualitativos e quantitativos se pretende alcançar;
  • como você vai mensurar o desempenho da ação.

Exemplo: em um show musical organizado para dar visibilidade a uma marca, o foco deve estar na valorização da empresa e não das atrações. As ações de divulgação devem ser orientadas nesse sentido e o balanço deve comprovar que o objetivo foi atingido.

 

3. Verifique e analise o orçamento disponível

 

Evento de sucesso: criatividade e competência para lidar com a verba disponível para a organização do evento.
Evento de sucesso: criatividade e competência para lidar com a verba disponível para a organização do evento.

 

Qual a verba (ou budget, que é termo da moda) disponível para organizar o evento?

Antes de iniciar a definição de estratégias a serem adotadas na organização do evento, essa resposta precisa estar na ponta da língua.

Leve sempre em consideração os resultados esperados e as possibilidades de investimento da empresa.

Muitas vezes o orçamento é pequeno, mas jamais deve trazer prejuízo para quem organiza. A capacidade de adequação demonstrará sua criatividade e competência como profissional.

 

4. A escolha de data e local deve ser estratégica

 

Evento de sucesso: para escolher a melhor data e local é preciso uma análise apurada.
Evento de sucesso: para escolher a melhor data e local é preciso uma análise apurada.

 

A escolha da melhor data e local deve seguir alguns critérios decisivos para garantir um evento de sucesso.

Em primeiro lugar, é preciso lembrar que o grande dia envolve não só a participação dos convidados, mas também de parceiros essenciais: patrocinadores, promotores e fornecedores em geral. É preciso atender à necessidade de todos.

Evite datas comemorativas ou choque com eventos concorrentes: entrar na acirrada disputa pelo mesmo público será um desafio ainda maior.

Durante a escolha do local, avalie bem o perfil do público-alvo e algumas conveniências, como estacionamento e facilidades de acesso.

É preciso ter a infraestrutura mínima necessária e condizente com o orçamento, além de representar a “cara” do evento.

 

5. Valorize todas as etapas do planejamento

 

Evento de sucesso: esteja atento a todas as fases de planejamento do evento (antes, durante e depois).
Evento de sucesso: esteja atento a todas as fases de planejamento do evento (antes, durante e depois).

 

O planejamento de um evento engloba, basicamente, três fases:

 

 Pré-evento

Envolve toda a preparação, escolha de data e local, cardápio, bebidas, decoração, produção e distribuição de convites, confirmação de presença, sonorização, climatização, etc.

É muito importante incluir todas as atividades dentro de um cronograma para não esquecer de nada, pois um pequeno erro nesta etapa pode causar uma grande confusão no dia do evento. 

Pró-evento

O dia do evento é o momento de fazer a mágica acontecer. Organize-se para chegar bem cedo no local — ou até mesmo dias antes.

Verifique toda a montagem, o status de trabalho dos fornecedores e as providências necessárias para recepcionar bem os convidados.

Cuide para que todos os serviços contratados sejam realmente entregues conforme o planejado: fotografia e vídeo, buffet, recreação, etc.

Nesta fase, é muito importante separar muito bem o papel de organizadores e convidados: não dá para curtir a experiência e trabalhar ao mesmo tempo. 

Pós-evento

Tudo mundo sabe que os organizadores do evento são sempre os primeiros a chegar e os últimos a sair. Não tem jeito!

Pouca gente imagina, mas é preciso planejar também todas as atividades de encerramento da festa: desmontagens, limpeza, pagamento de fornecedores, levantamento de possíveis reparos de objetos como copos e pratos quebrados, etc.

O balanço final do evento, com erros, conquistas e resultados, precisa ser feito o mais breve possível — não é bom esperar muitos dias, senão algo pode ser esquecido.

 

 6. Estude o contexto para não cometer gafes

 

Evento de sucesso: cada evento tem sua particularidade e algum protocolo ou rito a ser seguido.
Evento de sucesso: cada evento tem sua particularidade e algum protocolo ou rito a ser seguido.

 

Estude normas e práticas de cerimonial específicas do tipo de evento que você está organizando. Avalie também os traços culturais do público para não quebrar protocolos.

Já pensou, em um evento judaico, por exemplo, não saber que judeus não comem carne de porco por motivos religiosos e servir uma costelinha suína? Não dá, né?

Na maioria dos casos, a informação salva sua equipe de cometer gafes irreparáveis que podem marcar negativamente seu evento e ofuscar todo o brilho do seu trabalho.

 

7. Seja um expert em logística

 

Evento de sucesso: uma logística eficiente garante a tranquilidade na gestão do evento.
Evento de sucesso: uma logística eficiente garante a tranquilidade na gestão do evento.

 

Conheça muito bem todo o processo de entregas, montagens e desmontagens. Isso evita possíveis choques entre fornecedores e garante uma gestão mais tranquila, com tudo pronto e no prazo.

A “logística de pessoas” também é um item a se considerar: acompanhe convidados especiais em traslados de chegada e saída até o ponto de destino, como hotel, aeroporto, rodoviária, etc.

Muitas vezes, eles são as estrelas do seu evento e precisam de um tratamento especial. Por isso, eleja uma pessoa ou uma equipe que ficará responsável por essa tarefa.

 

 8. Seja um maestro com visão do todo

 

Evento de sucesso: tenha sempre um "maestro" do evento, uma pessoa que coordene todo o trabalho.
Evento de sucesso: tenha sempre um “maestro” do evento, uma pessoa que coordene todo o trabalho.

 

Um evento de sucesso geralmente é guiado por um organizador com visão geral do todo, que conhece tecnicamente cada serviço prestado para que tudo transcorra conforme o idealizado.

Assim, o responsável atua como um “maestro” na coordenação de cada instrumento da orquestra, garantindo um show impecável. Seja essa pessoa ou defina alguém capaz de desempenhar essa importante função.

 

9. Faça seu evento parecer um passe de mágica!

 

Evento de sucesso: o desafio de todo organizador é fazer do evento uma experiência mágica e inesquecível para o público.
Evento de sucesso: o desafio de todo organizador é fazer do evento uma experiência mágica e inesquecível para o público.

 

Um evento de sucesso é aquele em que o convidado não percebe o trabalho do organizador.

Tudo transcorre de forma tão tranquila e natural que ninguém repara como foram intensas e especializadas as tarefas e providências dos bastidores, sobretudo o contratante. Ele não pode preocupar-se com nada, só sentir a mágica acontecer.

Lembre-se:

O importante é trabalhar para alcançar os resultados planejados, definir indicadores e medir o desempenho que comprove o valor do seu trabalho.

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E aí, já se sente preparado para organizar um evento de sucesso?

Aproveite para conhecer os cursos do Senac São Paulo da área de Eventos e Lazer e especialize-se!

 Boa sorte!

 

Colaboração:
Igor Lacerda Salmazo, docente da área de eventos do Senac Pindamonhangaba.

 


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